Heer Trevor Sparks, kunt u iets vertellen over Immo Europe ?
Immo Europe werd in 1965 gesticht door mijn schoonvader en inmiddels beheer ik samen met mijn zoon Anthony Sparks de zaak. Ons immobiliënkantoor gaat prat op een jarenlange ervaring en een smetteloze reputatie, een heel uitgebreid dienstenpakket en een degelijke vakkennis ter zake. We verhuren appartementen, studio’s of villa’s aan de Belgische kust, Koksijde, St. Idesbald. Daarnaast beheren wij bijna 150 residenties en verkopen evengoed bestaande woningen als grote nieuwbouwprojecten. Met ons team enthousiaste medewerkers zijn wij inmiddels een gevestigde waarde in de streek.
Waarom bent u op zoek gegaan naar een ander reservatiesysteem ?
Dankzij de vele intense inspanningen van ons hele team zijn wij gegroeid tot een belangrijke speler in de vakantieverhuring. Deze voorsprong kunnen wij alleen behouden en verder uitbouwen als de automatisering met ons meegroeit. Daar lag precies het probleem van ons vorige reservatiesysteem. We wilden ook een zakenpartner die met ons meedenkt, die veel ervaring heeft in de vakantieverhuring en met een frisse blik naar de toekomst kijkt. Deze partner hebben wij gevonden in C.A.T. Automatisering en het TIBOS reservatiesysteem.
Welke punten hebben de doorslag gegeven om deze overstap naar TIBOS te maken?
Een van de problemen was dat het online boeken, front office, niet real-time was gekoppeld aan de back office. De bezetting op de website kon daardoor afwijken van de werkelijke bezetting in het reservatiesysteem in de back office. Dat is niet meer van deze tijd. Erger was dat wij hierdoor gasten wel eens moesten teleurstellen omdat het object toch bezet bleek. Hier wilden wij vanaf, een gast moet tenslotte 24 uur real-time online kunnen boeken en er op kunnen vertrouwen dat de bezetting en prijs op de website, online boeken, klopt.
Daarnaast was het onze wens dat een huiseigenaar zelf via een online “mijn omgeving” het “eigen gebruik” kan vastleggen en hun afrekeningen in kan zien. Ook was er behoefte aan een online “mijn omgeving gasten”. In deze mijn omgeving kunnen de gasten hun reservaties inzien, extra artikelen bijboeken en de reservatie online betalen. Om het proces verder te stroomlijnen worden de online betalingen van gasten en betalingen via de bank automatisch in TIBOS geboekt. Na vertrek van de gast worden, na inhouding van eventuele kosten, de borgsommen ook automatisch terugbetaald. Dit alles gaat een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren en staat ook zeer professioneel ten opzichte van de huiseigenaar en gast.
Welke plannen zijn er nu nog met betrekking tot de verdere automatisering?
Plannen zijn er nog genoeg. Wij overwegen ook TIBOS Reports meldingplanner in te gaan zetten. Meldingen en storingen die door de gast worden gemeld aan de medewerker op de receptie worden ingevoerd in Reports. De technische medewerker krijgt op zijn smartphone automatisch een bericht wat voor een storing er is en waar de storing is. Alles kan worden geregistreerd en er gaat veel minder verloren. Kosten en materialen kunnen indien gewenst direct in de App worden ingevoerd waarna deze na controle worden door geboekt naar de afrekening eigenaren. Hierdoor kunnen we veel efficiënter werken en ook veel tijd en dus geld besparen. Daarnaast zit ook sleutelbeheer opgenomen in Reports, dan weten we bij wie welke sleutels in bezit zijn.
We hebben ook belangstelling voor het TIBOS Dashboard, een management App die overal ter wereld “year to date” inzicht geeft in de resultaten met betrekking tot onze vakantieverhuring. Ja, je ziet, plannen genoeg…
Kunt u nog advies geven aan collega’s die ook overwegen om een dergelijke overstap te maken?
Ja zeker, ik heb inmiddels geleerd dat het goed is om een dergelijk traject met een open mind te starten, dan behaal je het snelst resultaten. Je bent namelijk snel geneigd om vast te houden aan vast waarden, “zo doen we het tenslotte al jaren”. Juist door dit los te laten krijg je nieuwe inzichten en zijn zaken sneller en soms veel eenvoudiger en efficiënter op te lossen. Dit vergt aan beide zijden soms aanpassingen maar daar zijn we met C.A.T. Automatisering goed uitgekomen. Daarnaast is het verstandig om op tijd met een dergelijk traject te starten en daar voldoende tijd voor in te plannen. Je moet dit tenslotte naast de bestaande werkzaamheden doen. Wij zijn nu in ieder geval klaar voor de toekomst…...
Wellicht spreekt u dit ook aan. en is dit ook op uw verhuurkantoor van toepassing en kunt u hiermee, net als Immo Europe, uw voordeel doen. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek of demonstratie. U kunt zich ook eerst informeren op onze website www.cat.nl.We horen graag van u.